Avslutte et prosjekt

Hensikt

Hensikten med å prosessen avslutte et prosjekt er å gi et fast punkt der akseptanse av prosjektproduktet bekreftes, og der man anerkjenner at målene som ble satt opp i den opprinnelige prosjektinitieringsdokumentasjonen, har blitt oppnådd (eller at godkjente endringer til målene har blitt oppnådd), eller at prosjektet ikke har mer å bidra med.

Mål

Målet med å prosessen avslutte et prosjekt er å:

• verifisere brukerakseptansen av prosjektproduktet
• sørge for at vertslokasjonen kan støtte produktene når prosjektet oppløses
• gjennomgå prosjektets ytelse i forhold til baseline
• vurdere hvilken gevinst som allerede er hentet ut, og oppdatere tilnærmingen til gevinststyring slik at den omfatter eventuelle gevinstevalueringer etter prosjektet
• sørge for at det er tatt høyde for å håndtere alle åpne saker og usikkerheter med anbefalte oppfølgingstiltak

Sammenheng

Figur Hensikt gir en oversikt over prosessen avslutte et prosjekt.

En av de definerte egenskapene ved et PRINCE2-prosjekt er at det er endelig – det har en start og en slutt. Hvis prosjektet mister denne egenskapen, mister det noen av fordelene som det har over rent driftsmessige ledelsestilnærminger.

En klar prosess for å avslutte et prosjekt:

• er bestandig mer vellykket enn en gradvis overgang til drift siden det gjør at alle berørte skjønner at
• de opprinnelige målene er oppnådd (eventuelt som endret av godkjente endringer)
• det nåværende prosjektet er ferdig
• enten må driftsorganisasjonen ta over produktene fra prosjektet eller så blir produktene benyttet i et påfølgende prosjekt eller et program
• prosjektledelsesteamet kan oppløses
• prosjektkostnader kan ikke lenger påløpe
• gir en mulighet for å sikre at alle ikke oppnådde mål blir identifisert slik at de kan behandles i fremtiden
• overfører eierskap til produktene til kunden og avslutter prosjektledelsesteamets ansvar

Avslutningsaktivitetene skal planlegges som en del av faseplanen for den siste ledelsesfasen. Når et prosjekt avsluttes, kreves det arbeid med å lage presentasjon til prosjektstyret for å sørge for myndiggjøring fra styret for prosessen avslutte et prosjekt. Deretter må prosjekteier også varsle virksomheten, programmet eller kunden om at prosjektet er avsluttet.

Det er også mulig at prosjektstyret vil ønske å trigge en avslutning av prosjektet før plan, f.eks. hvis business case ikke lenger er gyldig. Hvis prosjektet avsluttes før plan, må denne prosessen fremdeles gjennomføres, men kan måtte tilpasses den faktiske prosjektsituasjonen.

Et antall handlinger som er spesifikke for prosjektproduktet kan planlegges utført etter at prosjektet er avsluttet, og disse må dokumenteres og planlegges som anbefalte oppfølgingstiltak. Disse kan ha forskjellige målgrupper og kan derfor måtte utstedes hver for seg. Behovene til mottakeren vil bestemme formatet og innholdet – noen kan ønske en formell rapport, noen en loggregistrering på et system, og andre et møte.