Planertemaet
Planer som muliggjør kontroll
Planer er ryggraden i ledelsesinformasjonen som er nødvendig for alle prosjekter. Uten planer, er det ikke mulig med kontroll.
Når man nevner planer, tenker mange på tidsplaner. PRINCE2 har et mer omfattende og fleksibelt syn på planer. En PRINCE2-plan må i tillegg til tidsplaner også beskrive hva som skal leveres, når det skal leveres og hvem som skal levere det. Dårlig planlagte prosjektet forårsaker frustrasjon, sløsing og arbeid som må gjøres om igjen. Det er derfor essensielt å sette av tilstrekkelig tid for planlegging.
En plan sørger for at prosjektteamet kan forstå følgende:
- hvilke produkter som skal leveres
- usikkerheter: både muligheter og trusler
- eventuelle problemer med det angitte omfanget
- hvilke personer, hvilket spesialistutstyr og hvilke ressurser som er nødvendige
- når aktiviteter og hendelser skal finne sted
- om målene (for tid, kostnad, kvalitet, omfang, gevinster og usikkerhet) kan nås
En plan gir en baseline som fremdrift kan sammenlignes mot, og den er grunnlaget for å sikre støtte for prosjektet, komme til enighet om omfanget og få bekreftelse for levering av de nødvendige ressursene.
Håndtering av planleggingshorisonten
PRINCE2s prinsipp for å styre i faser reflekterer at det vanligvis ikke er mulig å planlegge hele prosjektet fra starten av. Planlegging blir vanskeligere og mer usikker jo lenger inn i fremtiden planene strekker seg. Det er en tidsperiode som markerer grensen for hvor langt i forveien du kan planlegge med tilstrekkelig nøyaktighet. Og denne kalles ‘planleggingshorisonten‘. Det er vanligvis ikke mulig med nøyaktig planlegging lengre inn i fremtiden enn planleggingshorisonten.
Svært mye arbeid kan kastes bort på forsøk på å planlegge ut over en fornuftig planleggingshorisont. For eksempel vil en detaljert plan for å vise hva hvert medlem i teamet gjør i de neste 12 månedene nesten helt sikkert være utdatert etter bare noen uker. En detaljert og kortsiktig teamplan og en oversiktsplan på lang sikt er en mer effektiv tilnærming.
PRINCE2s tilnærming til problemet med planleggingshorisonten er at både overordnede og mer detaljerte planer opprettes og opprettholdes samtidig, slik at de reflekterer den relative sikkerheten og usikkerheten på hver side av planleggingshorisonten. Disse er som følger:
- en prosjektplan for hele prosjektet. Dette er vanligvis en overordnet plan, med tidsplaner, milepæler, kostnads- og ressurskrav basert på anslag.
- en detaljert faseplan for nåværende ledelsesfase, som er utformet for å samsvare med tidsplanene i prosjektplanen for hele prosjektet. Denne planen produseres før starten av fasen, og kan ikke vare utover planlegginshorisonten.
Produktbasert planlegging
PRINCE2 har et prinsipp for å fokuere på prosjektets produkter. Filosofien bak dette er at det som skal leveres (produktene) må identifiseres før det blir avgjort hvilke aktiviteter, avhengigheter og ressurser som er nødvendige for å levere de aktuelle produktene. Denne tilnærmingen kalles produktbasert planlegging
Gevinstene med produktbasert planlegging er at tilnærmingen blant annet:
- gir klar og konsistent identifikasjon og dokumentasjon av produktene som skal produseres ved hjelp av planen samt sammenhengen mellom disse. Dette reduserer usikkerheten for at viktige sider av omfanget kan forsømmes eller overses
- fjerner av all tvil angående hva prosjektet skal produsere
- involverer brukere i å spesifisere produktkravene, og øker dermed støtten til prosjektet og reduserer godkjenningsdiskusjoner
- bedrer kommunikasjonen: produktnedbrytningsstrukturen og flytdiagrammet for produkt er enkle og kraftige metoder for å dele og diskutere muligheter for omfanget og tilnærmingen som prosjektet skal velge
- klargjør grensene for omfanget: Definerer produkter som er innenfor og utenfor planens omfang og gir et grunnlag for endringskontroll, unngår dermed ukontrollerte endringer eller «bevegelige mål»
- identifiserer produkter som er utenfor planens omfang, men som er nødvendige for at den skal kunne etableres, og fordeler dem til andre prosjektet eller organisasjoner
- legger til rette for opprettelsen av arbeidspakker for leverandører
- gir en klar beskrivelse av ansvar for produksjon, gjennomgang og godkjenning