PRINCE2 wiki
Kategorier

Teknikk: anbefalt prosedyre for saks- og endringskontroll

I mangel av andre tilnærminger anbefaler PRINCE2 følgende prosedyre for saks- og endringskontroll, vist i Endringstemaet

Fange opp saker

Det første trinnet i prosedyren er å foreta en innledende analyse for å slå fast hva slags type sak som er rapportert og om den skal håndteres uformelt eller formelt. Prosjektlederen gjør en innledende vurdering av sakens alvorlighet og prioritet.

Prosjektlederen vil sannsynligvis få mange saker som kan håndteres uten at de må behandles formelt, spesielt hvis saken kan løses umiddelbart (f.eks når en medarbeider rapporterer en sak som går ut på at adgangskortet deres snart utløper). I slike tilfeller skal prosjektlederen bestemme det korrigerende tiltaket som passer best.

Formålet med å skille mellom saker som kan håndteres uformelt og formelt er å:

  • sikre at beslutninger tas på riktig nivå i prosjektledelsesteamet
  • unngå at prosjektstyret blir overstrømmet med for mange saker og dermed sløser bort tiden de har tilgjengelig til å håndtere viktige saker som påvirker prosjektet
  • redusere den administrative belastningen på prosjektleder når det gjelder å håndtere de daglige sakene som kan oppstå

Saker som håndteres formelt, skal registreres i saksregisteret og gis en unik identifikasjon. Den daglige loggen kan brukes til å registrere saker som håndteres uformelt.

Vurdere saker

Neste trinn er å vurdere saken ved å foreta en konsekvensanalyse.

Prosjektlederen må imidlertid vurdere om det er verdt å gjøre en detaljert konsekvensanalyse, siden varigheten og innsatsen som kreves for å gjøre det i seg selv kan forårsake et avvik fra planen.

Konsekvensanalysen skal vurdere konsekvensen saken har (eller vil ha) på:

  • ytelsesmålene for prosjektet når det gjelder tid, kostnader, kvalitet og omfang, inkludert om det er noen andre produkter som er innenfor prosjektets omfang som også blir påvirket av denne saken
  • prosjektets business case, spesielt når det gjelder konsekvensen for gevinster
  • alle andre avhengige produkter som prosjektet produserer
  • prosjektets usikkerhetsprofil (dvs. konsekvensen av prosjektets totale usikkerhetseksponering)

Hvis prosjektet er en del av et program, må konsekvensen av endringen på programmet vurderes som en helhet. Det kan også være konsekvenser for andre prosjekter som ikke nødvendigvis er en del av programmet.

Å vurdere konsekvensen av saker til å bare gjelde konsekvensen for kunden kan være feil. Konsekvensanalysen må dekke de tre områdene forretning, bruker og leverandør (f.eks. inkludert leverandørens kostnad og innsats som kreves for å iverksette en endring og hvilke produkter som må endres). Etter at konsekvensanalysen er foretatt, skal alvorligheten og prioriteten til saken vurderes på nytt.

Saksregisteret skal oppdateres slik at det omfatter informasjonen ovenfor og personen som rapporterte saken skal holdes informert om statusen.

Det kan være nødvendig å be om råd fra prosjektstyret for å kontrollere deres forståelse av sakens prioritet eller alvorlighet før løsninger foreslås.

Foreslå korrigerende tiltak

Etter at en full forståelse av konsekvensene av saken er oppnådd, så er neste trinn å vurdere alternative muligheter for å reagere på den og foreslå en måte å håndtere den på.

Man må tenke på konsekvensen som hvert av alternativene vil ha på prosjektets ytelsesmål for tid, kostnader,
kvalitet, omfang, gevinster og usikkerhet. Det må være en balanse mellom fordelene som kan oppnås med å
iverksette alternativet og tiden, kostnaden og usikkerheten med å iverksette den, som illustrert i PRINCE2s krav til endringstemaet

Usikkerhetsvurderingene skal omfatte både prosjektusikkerheter (dvs. for ikke å fullføre innen toleransene) og usikkerheter knyttet til driftsytelse når prosjektproduktet er i bruk.

Hvis noen av de foreslåtte alternativene vil føre fasen eller prosjektet ut over noen toleranser, så be om råd fra prosjektstyret. Prosjektlederen skal utføre eventuelle beslutninger fra prosjektstyret.

Bestemme korrigerende tiltak

Prosjektlederen kan være i stand til å løse saker uten å måtte eskalere dem til prosjektstyret. For eksempel så kan en liten endring på et godkjent detaljert konstruksjonsdokument som ikke påvirker noen andre produkter, håndteres av prosjektlederen (hvis det er tillatt i tilnærmingen til endringskontroll), så lenge den registreres formelt.

Andre saker må kanskje eskaleres til prosjektstyret (eller deres delegerte endringsansvarlige) for en beslutning.

For eskalerte saker og avvik vises de mest sannsynlige reaksjonene til prosjektstyret i Veiledning for effektiv endringskontroll

Iverksette korrigerende tiltak

Prosjektlederen vil enten:

  • igangsette nødvendig korrigerende tiltak, som kan omfatte å oppdatere påvirkede produkter, arbeidspakker,
    planer og registre, eller
  • opprette en avviksplan som skal godkjennes av prosjektstyret.

I begge tilfeller vil prosjektlederen oppdatere saksregisteret med beslutningen og informere alle interesserte parter.

Iverksetting av korrigerende tiltak må sikre at baselineprodukter oppdateres på en kontrollert måte og med egnede myndiggjøringer. Hvis et baselineprodukt skal endres, skal en ny versjon opprettes for å tilpasses til endringen, og baselineversjonen skal beholdes uendret. Gamle baselineversjoner bør arkiveres når mulig, og ikke forkastes.

Når en sak er lukket, skal prosjektlederen oppdatere saksregisteret.

Innhold