Teknikk: anbefalt kvalitetsgjennomgangsteknikk

I mangel av andre tilnærminger, anbefaler PRINCE2 følgende kvalitetsgjennomgangsteknikk som utfyller bruken av produktbeskrivelser.

Mål

Målene med en PRINCE2 kvalitetsgjennomgang er å:

• vurdere om et produkt holder mål mot kvalitetskriteriene som er angitt i produktbeskrivelsen
• involvere nøkkelinteressenter i kontroll av produktets kvalitet og fremme bredere akseptanse av produktet
• gi en bekreftelse på at produktet er komplett og klart til godkjenning
• baseline produktet for fremtidig endringskontroll

Gevinstene

PRINCE2s kvalitetsgjennomgangsteknikk (og andre kvalitetsinspeksjonsteknikker) kan gi betydelige bigevinster, spesielt når det gjelder:

• Interessentinvolvering Kvalitetsinspeksjoner gir muligheter for effektiv kommunikasjon på tvers av funksjoner. Mange viktige interessenter har kanskje bare direkte kontakt med prosjektet gjennom disse gjennomgangene, og de blir dermed et ‘vindu’ inn i prosjektet. Det er spesielt tilfelle for brukere. Strukturerte kvalitetsinspeksjoner er blant de mest effektive måtene å oppnå støtte til prosjektet på. Generelt kan man si at jo mer systematiske og effektive kontrollene er, jo bedre inntrykk får interessentene.
• Lederskap Under mange omstendigheter gir et fokus på kvalitet (som i ‘egnet for sitt formål’) en bedre respons fra deltakere i evalueringsteamet (og brukerne) enn å bare fokusere på budsjetter og tidsplaner. Kvalitetsinspeksjonsteknikker gir ofte utmerket veiledning i effektiv atferd og beslutningstaking i møter
• Team-building Formelle og uformelle kvalitetsinspeksjoner er muligheter for å fokusere på utvikling av et effektivt prosjektteam der deltakerne forstår hverandres rolle, behov og prioriteringer.
• Utvikle enkeltpersoner Nybegynnere lærer fra mer erfarne personer og legger merke til forhold som andre tar for gitt. Erfarne personer lærer fra det friske perspektivet som nykommere bringer med seg.
• Kvalitetsdokumentasjon Konsistente kvalitetsprotokoller bidrar til forbedringer i kommunikasjon og til analyse av kvalitetsmålinger.
• Kvalitetskultur PRINCE2s kvalitetsgjennomgangsteknikk er generisk. Den kan brukes på programmer, prosjekter og tjenester i hele organisasjonen og bidra til å skape en positiv og fortrolig «kvalitetskultur». For eksempel så gjelder også prinsippene for smidig leveransetilnærming med varierende grad av hyppighet og formalitet.

Roller i evalueringsteamet

Rollene i evalueringsteamet er som følger:

• Leder Denne rollen utfører den overordnede styringen av gjennomgangen, og sikrer at den gjennomføres på riktig måte. Lederen rapporterer resultatet av gjennomgangen til godkjenner hvis de ikke har deltatt på gjennomgangen. Ledelse av kvalitetsgjennomgang krever kompetanse innen tilretteleggelse og uavhengighet av produktet som gjennomgås.
• Presentatør Denne rollen introduserer produktet for gjennomgang og representerer produsenten(e) av produktet. Presentatøren koordinerer og sporer også arbeidet etter gjennomgangen, dvs. gjør de endringene i produktet som teamet ble enige om.
• Kontrollør Denne rollen gjennomgår produktet, stiller spørsmål og bekrefter korrigeringer og/eller forbedringer
• Administrator Denne rollen gir administrativ støtte for lederstillingen og registrerer resultatene og aksjonene.

En minimumsgjennomgang (brukes for enkle inspeksjoner, for eksempel de av testresultater) involverer bare to personer: En tar rollene som leder og kontrollør, den andre som presentatør og administrator.

Rollene i en kvalitetsgjennomgang har ingen sammenheng med roller i prosjektledelsesstrukturen. Imidlertid kan man få team-building-gevinster når prosjekt- og teamledere med jevne mellomrom leder gjennomganger for produkter de ikke har vært involvert i.

Forberedelse for gjennomgang

Vurder følgende oppgaver når gjennomgang forberedes:

• Gjøre de administrative forberedelsene for gjennomgangen (leder/administrator)
• Kontrollere at produktet er klart for gjennomgang og bekrefte at kontrollørene er tilgjengelige (leder)
• Dele ut kopier av produktet og den tilhørende produktbeskrivelsen til evalueringsteamet, og sikre at kontrollørene har nok tid til å forberede seg (presentatør)
• Gjennomgå produktet i tråd med kvalitetskriteriene i den tilhørende produktbeskrivelsen (kontrollører)
• Send inn en spørsmålsliste til leder og presentatør før gjennomgangen (kontrollører)
• Identifisere mindre feil som ikke krever gjennomgang og gi råd til presentatør (kontrollører). For eksempel, hvis produktet er et dokument, må du legge til merknader for stave- og grammatikkfeil
• Lage en samlet spørsmålsliste og sende til presentatør før møtet (leder)

Foreslått agenda for gjennomgangsmøtet

Agendaen kan inkludere følgende elementer:

• Personlige introduksjoner Hvis nødvendig (leder).
• Produktintroduksjon En kort oppsummering, som dekker produktets formål: Hvem som trenger det, hvorfor de trenger det og hva det skal gjøre (presentatør).
• Viktige/globale spørsmål Be hver kontrollør om å bidra med eventuelle viktige eller globale spørsmål omkring produktet (leder). Globale spørsmål er relatert til saker som kommer opp flere ganger gjennom hele produktet. Evalueringsteamet blir enige om hva som skal gjøres for hvert spørsmål på løpende basis. Administrator skriver ned aksjoner og ansvar.
• Produktgjennomgang Lede evalueringsteamet gjennom produktet (etter seksjon eller side, alt etter det som er hensiktsmessig), ved å gå gjennom den samlede spørsmålslisten og be om klargjøring der det trengs (presentatør). Evalueringsteamet blir enige om hva som skal gjøres for hvert spørsmål på løpende basis. Administrator skriver ned aksjoner og ansvar.
• Lese opp aksjonene Bekrefte aksjoner og ansvar (administrator).
• Beslutte resultat av gjennomgangen Lede evalueringsteamet til en samlet avgjørelse (leder). Alternativene er:
  • Godkjent (produktet er egnet for formålet slik som det er)
  • Godkjent med forbehold (produktet er egnet for formålet når de avtalte aksjonene er utført)
  • Ikke godkjent (produktet må gjennom en kvalitetsgjennomgangssyklus til)
  • Avslutte gjennomgangen (leder)
• Informere interesserte parter om resultatet (leder).

Oppfølging av gjennomgang

Følg opp gjennomgangsmøtet med disse handlingspunktene:

• Koordinere aksjonene (presentatør)
• Kvittere ut individuelle aksjoner (kontrollører, som akseptert i møtet)
• Når alle aksjonene er gjort, kvittere på at produktet nå er ferdig (leder)
• Kommunisere effekten av kvalitetsgjennomgangen til riktige ledere/støttepersonell (administrator)
• Lagre kvalitetsprotokoller (administrator)
• Be om at godkjenning for produktet (presentatør)