Veiledning for effektiv styring av business case
Forretningsmessig forankring kan ha mange former
Selve business case, om den er i skisseform (fra prosessen oppstart av prosjektet) eller detaljert (fra prosessen initiere et prosjekt eller prosessen lede en faseovergang), trenger ikke å være et spesielt dokument eller hete business case.
Strukturen til, innholdet i og formatet til en forretningsmessig forankring vil ofte være avhengig av organisasjonens modenhet, typen prosjekt og leveransetilnærmingen som brukes. For eksempel:
- Organisasjoner med moden prosjektledelse vil ofte ha årlige (eller lignende) forretningsplaner, der en oppføring i forretningsplanen utgjør den første forretningsmessige forankringen for prosjektet. Vanligvis vil ikke en detaljert business case bli utviklet før prosjektomfanget er fullt definert.
- Noen prosjekter må levere trinnvis for å finansiere påfølgende faser/leveranser av prosjektet. Det er her en smidig tilnærming kan være spesielt fordelaktig, fordi uten den vil ikke den aktuelle business case være berettiget.
- I noen tilfeller kan det være mer effektivt å presentere den forretningsmessige forankringen som en presentasjon i stedet for et langt dokument.
I organisasjoner med moden prosjektledelse vil vanligvis strukturen til, innholdet i og formatet til den forretningsmessige forankringen være bemyndiget på et virksomhetsnivå og rettet inn etter preferansene til styringsorganet som godkjenner investering i prosjektet. Finansfunksjonen i organisasjonen kan for eksempel eie og bemyndige strukturen til, innholdet i og formatet til en business case. Selv svært enkle prosjekter trenger en form for eksplisitt forretningsmessig forankring, uansett hvordan dette dokumenteres eller uttrykkes.
PRINCE2-produkter må brukes, ikke bare leveres
Et problem som kan oppstå, er at prosjekter ofte er vellykkede fra et leveringsperspektiv, men mislykket fra et investeringsperspektiv.
Selv om et av PRINCE2-prinsippene er fokus på prosjektets produkter, er det viktig å huske at gevinstene som underbygger prosjektets forretningsmessige forankring, leveres gjennom bruk av produktene som produseres av prosjektet, ikke bare leveransen. Siden prosjektets effekter og gevinster ofte blir realisert kun etter at prosjektet er avsluttet, er det lett for prosjektteam å fokusere kun på å skape produkter (resultat).
Koblingen mellom prosjektets resultat til effekter og gevinster må være klart identifisert og gjort synlig for de involverte i prosjektet, ellers er det fare for at den opprinnelige hensikten med prosjektet går tapt og gevinster ikke blir realisert.
Kunder og leverandører trenger vanligvis sine egne business case
Business case for en kundes prosjekt er atskilt fra en leverandørs business case i tilbuds-, planleggings- og gjennomføringsfasen. Kunden må sikre at prosjektet er levedyktig og at usikkerhetene er akseptable med tanke på valgte leverandører. En leverandør må sikre at den vil dra nytte av arbeidet den utfører på prosjektet. Prosjektet vil med andre ord være lønnsomt fra leverandørens perspektiv.
Prosjekter i programmer
Hvis prosjektet er del av et program, vil programmet vanligvis både definere tilnærmingen til business caseutvikling og skissere en business case for prosjektet.
Prosjektets business case vil vanligvis bli bygget inn i programmets overordnede business case og vil sannsynligvis få redusert innhold. Den kan bestå av bare budsjettdetaljene og tidsplaner, en liste over gevinstene (og gevinsttoleransen) og et utsagn om hvordan prosjektet bidrar til programmets effekter. Forankringsaspektene av prosjektets business case ligger i programmets business case.
Gevinster vil vanligvis bli definert, sporet og styrt av programledelsesteamet, og prosjektets tilnærming til gevinststyring kan være en del av programmets gevinstrealiseringsplan.
Prosjekter med smidig tilnærming
En smidig tilnærming kan kreve mer informasjon (og muligens vekt) på toleransene rundt gevinster når det gjelder prioriteter, tidsplaner og hvor mye av omfanget som vil bli levert i produktet. Én måte å presentere en business case på, er å vise beste case, forventet case og verste case av prosjektproduktkravet som vil bli levert gitt en fast kostnad og tid.
Ved oppretting av en business case er det viktig å forstå hvordan trinnvis levering av et produkt, og den tilhørende verdien, kan påvirke prosjektets levedyktighet (positivt eller negativt) samt evnen til å oppnå tidlig realisering av visse gevinster. Hvis det er et høyt nivå av usikkerhet, bør business case utvikles svært raskt, og forutsetningene testet raskt.