Definerte roller og ansvar

Prosjekter dreier seg om mennesker. Hverken planlegging eller styring vil hjelpe hvis feil personer er involvert, hvis de riktige personene ikke er involvert, eller om de som er involvert ikke vet hva som forventes av dem eller hva de kan forvente av andre.

Et prosjekt er typisk tverrfunksjonelt, kan involvere mer enn en organisasjon, og kan involvere en blanding av fulltids- og deltidsressurser. Ledelsesstrukturen for partene som er involvert i prosjektet, er sannsynligvis forskjellige – med forskjellige prioriteringer, målsettinger og interesser å beskytte. De daglige linjeledelsesstrukturene er kanskje ikke konstruert for eller egnet for prosjektarbeid.

For å kunne lykkes må prosjekter ha en eksplisitt prosjektledelsesstruktur som består av definerte og avtalte roller og ansvar for personene som er involvert i prosjektet, og som gir mulighet for effektiv kommunikasjon mellom partene.

Alle prosjekter har følgende primære interessenter:

• «virksomhetens» sponsorer som støtter målene og sikrer at forretningsinvesteringen gir valuta for pengene
• «brukere» som, etter at prosjektet er fullført, vil bruke produktene for å gjøre organisasjonen i stand til å oppnå de forventede gevinstene
• «leverandører» som skaffer ressursene og ekspertisen som kreves av prosjektet (disse kan være interne eller
  eksterne)

Derfor må alle tre interessentenes interesser være effektivt representert i prosjektledelsesteamet – to av tre er ikke nok. Hvis prosjektkostnaden overstiger gevinstene, anses prosjektet som mislykket. Likeledes, hvis effekten av prosjektet ikke fyller brukernes eller de forretningsmessige behov, eller ikke er mulig å leveres av leverandørene, vil prosjektet heller ikke lykkes. Interessene til interessentene representeres i prosjektstyret.

Den definerte prosjektledelsesstrukturen samler de forskjellige partene i prosjektets felles målsettinger. For alle som er involvert, gir en definert prosjektledelsesstruktur svar på spørsmålet: Hva forventes av meg?