PRINCE2s krav til fremdriftstemaet

For å følge PRINCE2 er minstekravene at prosjektet:

definerer sin tilnærming til å styre fremdriften i PID
styres i faser (PRINCE2-prinsippet om å styre i faser)
setter toleranser og avviksledes mot disse (PRINCE2-prinsippet om avviksledelse)
gjennomgår forretningsforankringen når avvik rapporteres (PRINCE2-prinsippet om kontinuerlig forretningsmessig forankring)
lærer fra erfaring (PRINCE2-prinsippet om å lære fra erfaring)

PRINCE2 gir fremdriftskontroll gjennom å:

delegere myndighet fra et ledelsesnivå til nivået under
dele prosjektet inn i ledelsesfaser og autorisere prosjektet en ledelsesfase om gangen (PRINCE2-prinsippet om å styre i faser)
tidsstyrt og hendelsesstyrt fremdriftsrapportering og gjennomganger
rapportere avvik (PRINCE2-prinsippet om avviksledelse)

Prosjektkontrollene skal dokumenteres i PID.

Typer kontroll

PRINCE2 har to typer fremdriftskontroll gjennom hele prosjektet:

Hendelsesdrevet ledelse Dette finner sted når en spesifikk hendelse oppstår. Dette kan for eksempel være ved faseavslutningsvurderingen på slutten av en ledelsesfase, ferdigstillelse av PID eller opprettelse av en avviksrapport. Kan også inkludere organisasjonsmessige hendelser som kan påvirke prosjektet, slik som avslutningen av et regnskapsår.
Tidsdreven styring Dette finner sted ved forhåndsdefinerte intervaller. Dette kan for eksempel være å lage månedlige statusrapporter for prosjektstyret eller ukentlige sjekkpunktsrapporter som viser fremdriften til en arbeidspakke.

Overvåking og rapportering krever en tidsbasert tilnærming, mens kontroll (beslutningstaking) er en hendelsesbasert aktivitet.

Følgende avsnitt beskriver ledelsesproduktene som brukes til å etablere og utføre hendelsesdrevet og tidsdreven styring.

Baseliner for fremdriftskontroll

Det er kun mulig å styre fremdrift på detaljnivå i planene, hvis for eksempel sjekkpunktsrapporter kreves, så må faseplanen omfatte hva som skal oppnås uke etter uke.

De følgende ledelsesproduktene hjelper prosjektlederen med å etablere baseliner for fremdriftskontroll:

Prosjektplan Inkluderer ytelsesmål og toleranser på prosjektnivå. Trusler mot toleranser på prosjektnivå må eskaleres til prosjektstyret, som vil søke råd om korrigerende tiltak fra virksomheten, programmet eller kunden.
Faseplan Danner grunnlaget for den daglige styringen av ledelsesfasen og toleranser på detaljnivå.
Avviksplan Prosjektstyret kan be om en avviksplan etter at de har vurdert en avviksrapport under prosessen eierstyring av prosjektet.
Arbeidspakke Danner en avtale mellom prosjektlederen og teamlederen når arbeidet skal fullføres innenfor definerte toleranser

Gjennomgang av fremdrift

Som en del av å kontrollere en fase, vil prosjektlederen jevnlig gå gjennom fremdriften til arbeidet gjennom sjekkpunktsrapporter og vedlikeholde prosjektregistre og –logger. Prosjektlederen vil bruke denne informasjonen til å oppdatere faseplanen med faktisk fremdrift som er oppnådd. Formatet og hyppigheten for sjekkpunktsrapportering er avhengig av behovene til individuelle arbeidspakker.

Det er også nyttig å se på trender for å få en oversikt over den totale «helsen» i ledelsesfasen. Det kan for eksempel se ut som om ledelsesfasen har god fremdrift når det gjelder produktene som fullføres i forhold til tidsplanen. Saksregisteret kan imidlertid avsløre et økende antall saker som ikke løses og som kan være en kilde til bekymring. På samme måte kan et høyt antall utestående elementer mot et produkt i kvalitetsregisteret vise konstruksjonsproblemer for produktet.

Følgende ledelsesprodukter bidrar ved gjennomgang av fremdrift:

Saksregister Inneholder detaljer for alle formelle saker som er rapportert under prosjektet
Produktstatus Gir et øyeblikksbilde av statusen til produkter i prosjektet, ledelsesfasen eller et bestemt område i prosjektet.
Kvalitetsregister Protokollfører alle planlagte og implementerte kvalitetsaktiviteter.
Usikkerhetsregister Protokollfører identifiserte usikkerheter.

I tillegg er en daglig logg et nyttig verktøy for å registrere tiltak. Prosjekttiltak kan komme fra mange kilder, og små tiltak kan ganske enkelt registreres i den daglige loggen og hakes av når de er fullført. Den daglige loggen kan også brukes til å registrere uformelle saker og alle andre notater eller observasjoner som ikke fanges opp av andre registre eller logger. Den daglige loggen er en nyttig måte for å registrere enkeltobservasjoner som hver for seg kan virke ubetydelige, men som når de samles kan varsle prosjektlederen om en ny sak eller usikkerhet.

Fange opp og rapportere erfaringer

Erfaringsloggen brukes til å fange opp og rapportere erfaringer under gjennomgang av fremdriften. Et av prinsippene med et PRINCE2-prosjekt er at prosjektledelsesteamet lærer fra erfaring, noe som innebærer at erfaringer blir fanget opp, registrert og brukt gjennom prosjektet. Det er ofte under gjennomgangen av fremdrift at erfaringer identifiseres. Erfaringer kan omfatte informasjon om ledelses- eller spesialistprosesser, produkter, teknikker eller prosedyrer som enten bidro til oppnåelse av prosjektet eller forårsaket et problem. Eksempler kan omfatte ytelsen til prosjektledelsesteamet, suksessen med tilpasning av PRINCE2 til prosjektet, eller analysen av kvalitetsstatistikk og -målinger. Det er mer sannsynlig at større prosjekter benytter en erfaringsrapport som en del av denne prosessen, hvor det er nyttig med mer detaljert informasjon.

Rapportere fremdrift

Hyppigheten til rapportering bør gjenspeile kontrollnivået som kreves, og dette vil sannsynligvis variere i løpet av prosjektet. Hvis for eksempel teamet er veldig erfarent, så kan det være riktig med mindre hyppig rapportering, mens for et uerfarent team kan prosjektlederen ønske å øke rapporteringshyppigheten frem til det er bygget opp tilstrekkelig med tillit til teamets evner.

De følgende ledelsesproduktene brukes for fremdriftsrapportering:

Sjekkpunktsrapport Gir prosjektlederen detaljer om fremdriften mot arbeidspakken og den utarbeides vanligvis av teamlederen.

Statusrapport Gir prosjektstyret detaljer om fremdriften til hele prosjektet og/eller ledelsesfasen. Prosjektlederen utarbeider denne rapporten.

Faseavslutningsrapport Gir prosjektstyret detaljer om fremdriften mot slutten av hver ledelsesfase (unntatt siste fase), inkludert informasjon om fremdriften til dags dato, den totale situasjonen til prosjektet og (sammen med neste faseplan) tilstrekkelig informasjon til å be prosjektstyret om en beslutning om hva som skal skje videre med prosjektet. Rapporten utarbeides av prosjektlederen.

Sluttrapport Gir prosjektstyret informasjon som er nødvendig for å evaluere prosjektet og autorisere avslutning. Den utarbeides av prosjektlederen mot slutten av prosjektet.

Rapportere avvik

Resultatet fra fremdriftsgjennomgang er en beslutning om hvorvidt arbeidspakken, faseplanen eller prosjektplanen forblir, eller regnes å forbli, innenfor avtalte toleranser:

Avvik på arbeidspakkenivå Når arbeidspakketoleransene er avtalt med teamlederen, skal prosjektlederen holdes informert om fremdriften gjennom regelmessige sjekkpunktsrapporter. Hvis det forutses at en arbeidspakke vil overskride sine toleranser, skal teamlederen informere prosjektlederen ved å rapportere en sak. Prosjektlederen vil gi tilbakemelding om eventuelle korrigerende tiltak som er nødvendig.
Avvik på fasenivå Hvis det forutses at fasen kommer til å overskride sine toleranser, skal prosjektlederen utarbeide en saksrapport for å fange opp og analysere detaljene i avviket og deretter levere en avviksrapport til prosjektstyret. Basert på informasjonen i denne rapporten, kan prosjektstyret be om at prosjektlederen utarbeider en avviksplan som skal erstatte planen som ble forutsett til å overskride toleranser. Prosjektstyret kan også fjerne årsaken, akseptere og justere toleransen, eller be om mer tid til å vurdere eller forkaste anbefalingene. Hvis det bes om en avviksplan, vil prosjektstyret gjennomføre en avviksvurdering, som ligner faseavslutningsvurderingen, for å gjennomgå og godkjenne avviksplanen.
Avvik på prosjektnivå Hvis prognosen er at prosjekttoleransene vil bli overskredet, har ikke prosjektstyret lenger myndighet til å styre prosjektet og må oversende saken til virksomheten, programmet eller kunden for en beslutning. Prosjektstyret kan be prosjektlederen om å utarbeide en avviksplan for prosjektet.