Endringstemaet
Prosjekter foregår i sitt organisasjonsmiljø og i en bredere kontekst, som begge endrer seg over tid. Det er sjelden at et prosjekt avsluttes og leverer nøyaktig som forutsatt når prosjektet ble startet. Det sies ofte at endring er uunngåelig og det er helt klart tilfelle for langvarige og mer komplekse prosjekter.
Det innebærer at prosjekter trenger en systemisk tilnærming til identifikasjon, vurdering og kontroll av saker som kan føre til endringer. Saks- og endringskontroll er en kontinuerlig aktivitet som utføres gjennom hele prosjektets levetid. Uten en vedvarende og effektiv prosedyre for saks- og endringskontroll, vil et prosjekt enten ikke respondere på sine interessenter eller bli ukontrollert.
I PRINCE2 er endringer identifisert som «saker». PRINCE2 bruker begrepet «sak» for alle relevante hendelser som har skjedd, ikke var planlagt og krever tiltak fra ledelsen under prosjektet. Saker kan tas opp når som helst i løpet av et prosjekt, av alle som er interessert i prosjektet eller effekten av det.
Etter at en sak er identifisert og fanget opp, må det være en kontrollert prosess for å vurdere saken og beslutte hvilke tiltak som skal igangsettes. Reaksjonen på en sak kan være å endre noen dimensjoner for prosjektets tid, kostnad eller omfang. Det er imidlertid viktig å forstå at den egnede reaksjonen til saken kan være å avvise den og ikke gjøre noe. Det er ikke nødvendigvis slik at noe må gjøres bare fordi en sak har blitt identifisert og fanget opp. Det finnes bare to årsaker til å iverksette en endring: å introdusere en ny gevinst eller ivareta en
eksisterende gevinst.
Endring kan kun vurderes ut fra sin konsekvens for en avtalt «gjeldende situasjon». I PRINCE2 representeres den «gjeldende situasjonen» til enhver tid av et øyeblikksbilde av alle ledelses- og spesialistproduktene som produseres under prosjektets livssyklus (f.eks. prosjektforslaget, PID og business case).
På dette tidspunktet vil hvert av disse elementene ha en kjent tilstand eller «baseline».
I praksis opprettes baseliner på et tidspunkt for en hensikt. En baseline kan for eksempel opprettes når et produkt er klart til gjennomgang eller når det har blitt godkjent. Det å gjøre endringer på et baselineprodukt skaper en ny versjon av produktet, mens den opprinnelige baselinen forblir uendret.
Det er en forutsetning for effektiv saks- og endringskontroll å definere en måte for å opprette baseliner for produkter og tillate egnede kontrollerte endringer av disse baselinene. Kompleksiteten med å gjøre dette er avhengig av prosjektstørrelse, kompleksitet og vanligvis sektor:
- Et enkelt prosjekt for å gjøre noen begrensede endringer i en prosess i en organisasjon kan bare bruke delte
nettverksstasjoner og opprettholde baseliner ved å følge en avtalt plan for navngivning av filer (f.eks. bruke
suffikset «Utkast», «Til gjennomgang» og «Godkjent» på slutten av filnavn). - Et mer komplekst omorganiseringsprosjekt kan bruke et formelt dokumentstyringssystem med egnede
retningslinjer, prosedyrer og tilgangsrettigheter - IT-prosjekter vil ofte ha komplekse gjensidige forhold mellom individuelt baselinede elementer og disse
styres ofte ved hjelp av et konfigurasjonsstyringssystem - I mer teknikkfokuserte organisasjoner kalles prosessen med å styre endringer styring av midler eller
produktstyring.
Uansett hva prosessen med å forhindre uautorisert endring kalles, kaller PRINCE2 de tingene som må kontrolleres og baselines for «konfigurasjonsenhet«. Informasjon om deres tilstand og status skal samles inn og kan lagres i «konfigurasjonsprotokoller«.
PRINCE2 har også konseptet med en produktstatus, som kan brukes til å gi mer detaljert informasjon om statusen til produkter.