Initiere et prosjekt

Hensikt

Formålet med prosessen initiere et prosjekt er å etablere et robust grunnlag for prosjektet, slik at organisasjonen kan forstå arbeidet som må gjøres for å levere prosjektproduktet før den forplikter seg til en betydelig investering.

Mål

Målet med prosessen initiere et prosjekt er å sikre at det er en felles forståelse av:

• hensiktene med prosjektet, gevinstene som forventes, og usikkerheten som følger med
• omfanget av det som skal gjøres og produktene som skal leveres
• hvordan og når prosjektproduktet vil bli levert, og til hvilken kostnad
• hvem som skal involveres i prosjektavgjørelser
• hvordan påkrevd kvalitet skal oppnås
• hvordan baseline skal fastsettes og kontrolleres
• hvordan usikkerheter, saker og endringer skal identifiseres, vurderes og kontrolleres
• hvordan fremdrift skal overvåkes og kontrolleres
• hvem som trenger informasjon, i hvilket format, og til hvilken tid
• hvordan virksomhets-, program- eller kundemetode skal tilpasses prosjektet

Sammenheng

Figur Hensikt gir en oversikt over initiere et prosjekt.

Prosessen initiere et prosjekt tar sikte på å legge grunnlaget for å oppnå et vellykket prosjekt. Spesifikt må alle parter være klare over hva prosjektet er tenkt å oppnå, hvorfor det er nødvendig, hvordan effekt skal bli oppnådd, og hvilket ansvar de har

Prosessen initiere et prosjekt lar prosjektstyret, via prosessen eierstyring av prosjektet bestemme om prosjektet er tilstrekkelig tilpasset virksomhets-, program- eller kundemål til å godkjenne at det fortsetter.

Hvis organisasjonen i stedet går direkte fra oppstart av prosjektet til kontrollere en fase, kan det risikere å forplikte betydelige finansielle ressurser i et prosjekt uten fullt ut å forstå hvordan målene skal oppnås.

Alle aktivitetene i prosess initiere et prosjekt må vurderes ytterligere hvis forholdet mellom kunden og leverandøren er kommersielt (f.eks. kan grunnene for å iverksette prosjektet i leverandørens business case være forskjellige fra de som er oppgitt i kundens business case).

I løpet av prosessen initiere et prosjekt vil prosjektlederen opprette en samling av ledelsesprodukter som kreves for det kontrollnivået som prosjektstyret har spesifisert. Prosjektlederen skal ha avtalt (som en del av initieringsfaseplanen) måten som prosjektstyret ønsker å bruke for å gjennomgå og godkjenne ledelsesproduktene – de to ytterlighetene er én om gangen eller alle på en gang.