Kontinuerlig forretningsmessig forankring

PRINCE2 krever følgende for alle prosjekter:

● det finnes en forsvarlig grunn for å starte prosjektet
● begrunnelsen er dokumentert og godkjent
● begrunnelsen forblir gyldig og vurderes på nytt gjennom prosjektets levetid

I de fleste organisasjoner er forretningsbegrunnelsen dokumentert i en form for business case. Noen organisasjoner kan bruke forretningsplaner eller lignende som forretningsbegrunnelse i prosjektets første faser, men disse planene tilfredsstiller ikke nødvendigvis kravene i en business case. Dokumentasjonens format og formalitet kan variere etter organisasjonsstandarder, behov og omstendigheter. Forretningsbegrunnelsen fremmer beslutningstaking for å sikre at prosjektet forblir på linje med de ønskede gevinstene som skal bidra til forretningsmålene.

Organisasjoner som ikke er nøye med forretningsbegrunnelsen, kan oppdage at noen prosjekter går videre selv om det er få virkelige gevinster, eller der et prosjekt bare har utydelig sammenheng med virksomhetens, programmets eller kundens strategier. Dårlig sammenfall med virksomhetens, programmets eller kundens strategier kan også føre til at organisasjoner har en portefølje med prosjekter med gjensidig inkonsistente eller dupliserte målsettinger.

Prosjekter drevet av lover eller forskrifter, som er obligatoriske, bør støttes av en forretningsbegrunnelse for å vise at det valgte alternativet gir mest valuta for pengene.

Selv om begrunnelsen skulle forbli gyldig, kan den endre seg. Det er derfor viktig at prosjektet og den endrede begrunnelsen fortsatt er konsistente. Hvis prosjektet ikke lenger har en begrunnelse, bør det stoppes. Å stoppe et prosjekt under slike omstendigheter er et positivt bidrag til en organisasjon siden penger og ressurser kan investeres i andre og mer lønnsomme prosjekter.