Lede en faseovergang

Hensikt

Formålet med prosessen lede en faseovergang er å gjøre prosjektlederen i stand til å gi prosjektstyret tilstrekkelig informasjon til å kunne:

• gjennomgå vellykketheten til gjeldende ledelsesfase
• godkjenne den neste faseplanen
• gjennomgå den oppdaterte prosjektplanen
• bekrefte kontinuerlig forretningsmessig forankring og akseptanse av usikkerheter

Derfor bør prosessen gjennomføres på, eller svært nær, slutten av hver ledelsesfase.

Prosjekter går ikke alltid etter planen, og som reaksjon på en avviksrapport (hvis ledelsesfasen eller prosjektet etter prognosen vil overskride toleransene) kan prosjektstyret be om at denne ledelsesfasen (og muligens prosjektet) planlegges på nytt. Resultatet fra den nye planleggingen er en avviksplan som leveres prosjektstyret til godkjenning på samme måte som en faseplan leveres til godkjenning.

Mål

Målet med prosessen lede en faseovergang er å:

• forsikre prosjektstyret om at alle produktene i faseplanen for denne ledelsesfasen har blitt fullført og godkjent
• forberede faseplanen for neste ledelsesfase
• gjennomgå og, om nødvendig, oppdatere PID (spesielt business case, prosjektplan, prosjekttilnærming, prosjektledelsesstruktur og rollebeskrivelsene)
• gi informasjonen som prosjektstyret trenger for å vurdere om prosjektet fortsatt er levedyktig
• registrere all informasjon eller erfaring som kan hjelpe senere ledelsesfaser i dette prosjektet og/eller andre prosjekter
• be om myndiggjøring for å kunne starte neste ledelsesfase

For avvikene er målene med prosessen lede en faseovergang å:

• gjennomgå og, om nødvendig, oppdatere PID (spesielt kundens kvalitetsforventninger, prosjekttilnærminger og -kontroller samt rollebeskrivelser)
• gi informasjonen som prosjektstyret trenger for å vurdere om prosjektet fortsatt er levedyktig
• opprette en avviksplan som instruert av prosjektstyret
• be om godkjenning til å erstatte prosjektplanen eller faseplanen for den gjeldende ledelsesfasen med avviksplanen

Lede en faseovergang brukes ikke mot slutten av siste ledelsesfase med mindre det er et behov for å opprette
en avviksplan. Dette er fordi aktivitetene for å gjennomgå ytelsen for hele prosjektet, som en del av prosessen
avslutte et prosjekt, omfatter gjennomgang av ytelsen i sluttfasen for den avsluttende ledelsesfasen.

Sammenheng

Figur Hensikt gir en oversikt over lede en faseovergang.

Prosessen lede en faseovergang er basert på forutsetningen om at prosjektet er delt opp i ledelsesfaser.

Et prosjekt, enten det er stort eller lite, må sikre at produktene det oppretter vil levere gevinstene som er ønsket, enten alene eller som en del av et større program. På slutten av hver ledelsesfase må det bekreftes at prosjektet fortsatt har riktig fokus. Om nødvendig, kan prosjektet få en ny retning eller stoppes for å unngå å kaste bort tid og penger.

Det er også viktig å forstå at prosjekter kan feile eller påvirkes av eksterne faktorer som gjør at det forretningsmessige grunnlaget forsvinner. En tidlig indikasjon på mulige problemer er prosjektlederens prognose om at en av prosjektets eller ledelsesfasens toleranser antakelig blir overskredet. I slike tilfeller er det viktig å ha en mekanisme for korrigerende tiltak for å kunne bringe prosjektet tilbake på riktig spor.

En positiv avgjørelse om ikke å gå videre, er ikke en fiasko. Hvis det ikke gis tilstrekkelig informasjon, slik at prosjektstyret ikke kan ta en informert avgjørelse, er det i seg selv en fiasko, siden det kan føre til en feilaktig avgjørelse.

Prosessen lede en faseovergang gir en mulighet til å anvende en avviksprosess.