Oppstart av prosjektet

Hensikt

Hensikten med prosessen oppstart av prosjektet er å sikre at forutsetningene er på plass for å initiere et prosjekt ved å besvare spørsmålet: Har vi et levedyktig og lønnsomt prosjekt? Beslutningen om å starte prosjektet må være eksplisitt. Aktivitetene fra oppstart av prosjektet skjer før denne beslutningen.

Ingenting må gjøres før en viss grunninformasjon som trengs for å fatte rasjonelle beslutninger om iverksettelse av prosjektet er definert, nøkkelroller og ansvar er tildelt og et grunnlag for detaljert planlegging er gjort tilgjengelig.

Hensikten med prosessen oppstart av prosjektet handler like mye om å forhindre dårlig funderte prosjekter i å noensinne bli initiert enn det handler om å godkjenne initiering av prosjekter med livets rett. Som sådan er oppstart av prosjektet en lettere prosess i sammenligning med den mer detaljerte og grundige prosessen initiere et prosjekt. Målet er å gjøre så lite som mulig før man beslutter om det er verdt å initiere prosjektet.

Mål

Målet med prosessen oppstart av prosjektet er å sikre at:

• det finnes en forretningsmessig forankring for å initiere prosjektet (dokumentert i et utkast til en business case)
• alle nødvendige tillatelser finnes for å initiere prosjektet
• tilstrekkelig informasjon er tilgjengelig til å definere og bekrefte prosjektets omfang (i form av et prosjektforslag)
• de forskjellige måtene prosjektet kan leveres på er evaluert og en prosjekttilnærming er valgt
• personer som vil ta på seg arbeidet som kreves for prosjektinitiering og/eller vil ta betydelige prosjektledelsesroller i prosjektet er utnevnt
• arbeidet som kreves for prosjektinitiering er planlagt (dokumentert i en faseplan)
• tid blir ikke kastet bort med å initiere et prosjekt som er basert på feilaktige forutsetninger rundt prosjektets omfang, tidsplan, akseptansekriterier og begrensninger

Sammenheng

Prosjekter kan identifiseres på mange ulike måter og har derfor en stor variasjon i informasjonen som er tilgjengelig på oppstartstidspunktet. I PRINCE2 er triggeren for prosjektet referert til som prosjektmandatet. Denne kommer fra beslutningstageren som setter i gang prosjektet, som vanligvis er virksomheten, programmet eller kunden.

Uttrykket prosjektmandat brukes på den informasjonen som brukes for å trigge prosjektet, enten det er en mulighetsstudie eller at man har fått tilbake et tilbud fra et leverandørmiljø. Prosjektmandatet bør gi referansebegrepene for prosjektet og må inneholde tilstrekkelig informasjon til å kunne identifisere i alle fall den antatte prosjekteieren i prosjektstyret. Mandatet forfines for å utvikle prosjektforslaget.

Prosjektstyret må få tilstrekkelig informasjon til å kunne ta avgjørelsen om å initiere prosjektet. Prosjektforslaget skrives for dette formålet.

Innsatsen i forbindelse med oppstart av prosjektet vil variere enormt fra prosjekt til prosjekt. Hvis prosjektet er en del av et program, bør programmet selv skrive prosjektforslaget og vil utnevne noen, om ikke alle, medlemmene i prosjektstyret, og dermed eliminere mye av arbeidet som kreves i denne prosessen. I slike tilfeller må prosjektleder validere det som er fremskaffet av programmet og, om nødvendig, anbefale endringer.

Utformingen av et utkast til en business case og sammenstillingen av prosjektforslaget (som er parallelle og iterative aktiviteter) krever jevnlig og ofte interaksjon og konsultasjon mellom prosjektleder, medlemmene i prosjektstyret og andre interessenter. Jo mer tid som brukes på å få kravene klart formulert i prosessen oppstart av prosjektet, jo mer tid vil bli spart i prosjektleveransen gjennom å unngå saker, avvik og revisjon av planer.

Innholdet i prosjektforslaget utvides og forfines senere til PID gjennom prosessen initiere et prosjekt.