Organisasjonstemaet

Hvert prosjekt trenger effektiv styring, ledelse, kontroll og kommunikasjon. Å etablere en effektiv prosjektledelsesstruktur og tilnærming for kommunikasjon når prosjektet starter, og vedlikeholde disse gjennom hele prosjektet, er essensielle elementer i et vellykket prosjekt.

Derfor er ett av prinsippene i PRINCE2 at prosjekter må ha definerte og avtalte roller og ansvar i en organisasjonsstruktur som inkluderer forretnings-, bruker- og leverandørinteressenter.

For å kunne være fleksible og møte behovene i forskjellige miljøer og forskjellige prosjektstørrelser, definerer PRINCE2 et sett med roller som må tilordnes, samt ansvaret til hver av disse rollene. PRINCE2 definerer ikke jobber som tildeles personer på en-til-en-basis. Roller kan deles eller kombineres etter prosjektets behov, men ansvaret må alltid være spesifisert.

PRINCE2 identifiserer tre hovedkategorier av interessenter for prosjektet, men det kan finnes en rekke andre interessenter (f.eks. regjering, regulerende myndigheter eller fagforeninger). Hver av de tre hovedkategoriene av interessenter har en spesifikk interesse i, eller synspunkter på, prosjektet, og hver kategori av interessenter har også spesifikke roller i prosjektet for å påse at interessene deres oppfylles, som beskrevet nedenfor:

• Forretning Prosjektets produkter må tilfredsstille et forretningsbehov som rettferdiggjør investeringen i prosjektet. Prosjektet må også gi verdi for pengene. Det forretningsmessige synspunktet bør derfor være representert for å sikre at disse to forutsetningene er på plass før prosjektet blir påbegynt og fortsetter å eksistere gjennom hele prosjektet.

PRINCE2 definerer en prosjekteierrolle som skal representere forretningens interesser i prosjektet.

• Bruker PRINCE2 skiller mellom forretningsinteressene og kravene til de som vil bruke prosjektets resultat.
  Brukernes synspunkt representerer individene eller gruppene som noe eller alt av følgende gjelder for:
  • De vil bruke prosjektets resultat for å realisere gevinstene
  • De vil drifte, vedlikeholde eller støtte prosjektets resultat
  • Prosjektets resultat vil påvirke dem

Brukernes tilstedeværelse trengs for å spesifisere resultat og sikre at prosjektet leverer dem via leverandøren.

PRINCE2 definerer en seniorbrukerrolle for å representere brukernes interesser i prosjektet.

• Leverandør Å skape prosjektets resultat vil kreve ressurser med visse ferdigheter. Leverandørsynspunktet bør representere de som vil skaffe nødvendige ferdigheter og produsere prosjektproduktet. Leverandøren må ha en forståelse av alle de relevante standardene som resultatet (produktet) må overholde, og prosjektet må kanskje bruke både interne og eksterne leverandørteam for å produsere prosjektproduktet.

PRINCE2 definerer en seniorleverandørrolle for å representere leverandørens interesser i prosjektet.

I PRINCE2, samles forretnings- bruker- og leverandørinteressene i prosjektstyret, som er hovedansvarlig for prosjektets suksess.

Et vellykket prosjektledelsesteam bør:

• ha representasjon fra forretnings-, bruker- og leverandørinteressenter
• sikre passende eierstyring gjennom å definere bestemte ansvar for å styre, lede og levere prosjektet med klart definert hovedansvarlig på hvert nivå
• gjennomgå prosjektrollene under hele prosjektet for å sikre at de fortsatt er effektive
• ha en effektiv tilnærming til håndtering av kommunikasjonsflyt til og fra interessenter

Ledere på nivået som må ta avgjørelser kan være for opptatt til å være involvert i prosjektet på daglig basis. Men prosjekter trenger daglig ledelse hvis de skal oppnå målene sine. PRINCE2 skiller eierstyring og ledelse av prosjektet fra leveransen av prosjektet. Den konsentrerer seg om prosjektets resultat og bruker prinsippet om avviksledelse. Prosjektledelsesstrukturen har fire nivå, der tre representerer prosjektledelsesteamet og det fjerde befinner seg utenfor prosjektet.

De fire ledelsesnivåene er:

• Virksomheten, programmet eller kunden Dette nivået befinner seg ovenfor prosjektledelsen, men er utfører med ansvar for å kjøre i gang prosjektet, inkludert å identifisere prosjekteieren og definere toleranser på prosjektnivå som prosjektstyret skal arbeide innenfor. Denne informasjonen bør, om mulig, dokumenteres i prosjektmandatet.
• Eierstyring Prosjektstyret er utfører med ansvar for den samlede ledelsen og administrasjonen av prosjektet innenfor begrensningene som virksomheten, programmet eller kunden har satt opp. Prosjektstyret er hovedansvarlig for prosjektets suksess. Som en del av eierstyringen av prosjektet skal prosjektstyret:
  • godkjenne alle viktige planer og ressurser
  • autorisere alle avvik som overskrider eller er prognoserte til å avvike fra fasetoleransene
  • godkjenne fullføringen av hver ledelsesfase og autorisere oppstart av neste ledelsesfase
  • kommunisere med andre interessenter
• Ledelse Prosjektlederen er den som utfører den daglige ledelse av prosjektet innenfor begrensningene som er angitt av prosjektstyret. Prosjektlederens viktigste ansvar er å sikre at prosjektet produserer de påkrevde produktene i henhold til ytelsesmålene for tid, kostnad, kvalitet, omfang, gevinster og usikkerhet.
• Levering Prosjektlederen utfører den daglige ledelse av prosjektet, men teammedlemmer er utførere for å levere prosjektprodukter og -komponenter til en definert kvalitet i henhold til spesifiserte tidsfrister og kostnader. Avhengig av prosjektets størrelse og kompleksitet, kan myndighet og ansvar for å planlegge opprettelsen av visse produkter og lede et team med spesialister i produksjonen av disse delegeres til en teamleder, som er hovedansvarlig for sitt område på vegne av prosjektlederen.

Det vil være et bredere spekter av interessenter som kan påvirke, eller bli påvirket av, prosjektet. Disse interessentene kan finnes internt i eller eksternt fra virksomheten, programmet eller kundeorganisasjonen, og kan:

• støtte eller ha innvendinger mot prosjektet
• tjene eller tape som en følge av prosjektets resultat
• se prosjektet som en trussel mot stillingen sin eller som en mulighet til å forbedre denne
• bli aktive forsvarere eller motstandere av prosjektet og prosjektfremgangen

Det er viktig å analysere hvem disse interessentene er og å kontakte dem på riktig måte. Effektiv involvering av disse interessentene er en nøkkel til prosjektets suksess.