PRINCE2s krav til planertemaet

For å følge PRINCE2 er minstekravene at prosjektet:

• påser at planer sørger for at business case blir realisert (PRINCE2s prinsipp for kontinuerlig forretningsmessig forankring)
• består av minst to ledelsesfaser: en initieringsfase og minst én annen ledelsesfase. Jo mer komplisert og usikkert et prosjekt er, desto flere ledelsesfaser er nødvendig (PRINCE2s prinsipp for å styre i faser)
• produserer en prosjektplan for prosjektet som en helhet og en faseplan for hver ledelsesfase (PRINCE2s prinsipp for å styre i faser)
• bruker produktbasert planlegging for prosjektplanen, faseplanene og avviksplanene. Kan også brukes for teamplaner hvis dette er ønsket PRINCE2 anbefaler trinnene for produktbasert planlegging, men alternative tilnærminger kan brukes. PRINCE2 anbefaler trinnene for definisjon og analyse av produktene for å lage en produktnedbrytningsstruktur, men alternative tilnærminger kan brukes
• produserer spesifikke planer for avviksledelse (PRINCE2s prinsipp for avviksledelse)
• definerer rollene og ansvaret for planlegging (PRINCE2s prinsipp for definerte roller og ansvar)
• bruker opplæring for å utføre planlegging (PRINCE2s prinsipp for å lære fra erfaring)

PRINCE2 krever at fire produkter produseres og opprettholdes:

• Prosjektproduktbeskrivelse En beskrivelse av prosjektets totale resultater, herunder kundens kvalitetsforventninger, sammen med akseptansekriterier og akseptansemetoder for prosjektet. Dette gjelder kun for prosjektplaner.
• Produktbeskrivelse En beskrivelse av produktets hensikt, sammensetningen, utledning og kvalitetskriterier.
• Produktnedbrytningsstruktur Et hierarki av alle produkter som skal produseres og er definert i en plan.
• Plan Uttrykker hvordan og når et prosjekts mål skal oppnås ved å vise de viktigste produktene, aktivitetene og ressursene som kreves for omfanget av planen. I PRINCE2 finnes det tre nivåer for planer: prosjekt, fase og team. I tillegg har PRINCE2 avviksplaner, som opprettes på samme nivå som planen de skal erstatte.

PRINCE2 anbefaler, men krever ikke, at et ytterligere produkt lages og opprettholdes: flytdiagrammet for
produkt. Dette er et diagram som viser sekvensen av produkter og avhengigheter mellom produktene som er
inkludert i en produktnedbrytningsstruktur.

Forholdet mellom PRINCE2-planer

Alle PRINCE2-planer har samme fundamentale struktur og innhold, det er omfang og detaljnivå som varierer i planene. Derfor gir PRINCE2 en enkelt plan som dekker alle disse planene, og  gir deg produktbeskrivelsen og foreslått innhold.

Prosjektplan

Prosjektplanen uttrykker hvordan og når et prosjekts ytelsesmål for tid, kostnad, omfang og kvalitet skal oppnås.
Det viser de viktigste produktene, aktivitetene og ressursene som kreves for prosjektet og:

• forsyner business case med planer for prosjektkostnader og tidsplaner, og identifiserer viktige kontrollpunkter, slik som ledelsesfaser og milepæler
• brukes av prosjektstyret som en baseline for overvåking av prosjektfremdrift, ledelsesfase for ledelsesfase
• bør samsvare med virksomhetens, programmets eller kundens plan som nødvendig

Prosjektplanen opprettes under prosessen initiere et prosjekt, og oppdateres mot slutten av hver ledelsesfase i prosessen lede en faseovergang.

Faseplaner

En faseplan trengs for hver ledelsesfase. Faseplanen ligner prosjektplanen i innhold, men hvert element blir brutt ned til det detaljeringsnivået som kreves for daglig kontroll for prosjektlederen.

En produktbeskrivelse kreves for alle identifiserte produkter i en faseplan.

Initieringsfaseplanen opprettes under oppstart av prosjektet, før prosjektplanen i prosessen initiere et prosjekt. Den påvirkes av virksomhetens, programmets eller kundens plan (eller tilsvarende) fra organisasjonen som har kjørt i gang prosjekter. Alle påfølgende faseplaner produseres nær slutten av den gjeldende ledelsesfasen under forberedelsene for neste ledelsesfase. Denne tilnærmingen gjør at faseplanen kan:

• produseres nær tidspunktet for når det planlagte arbeidet vil skje
• ha mye kortere varighet enn prosjektplanen (og dermed unngå planleggingshorisontproblemet)
• produseres med kunnskap fra det som har skjedd i tidligere ledelsesfaser

Avviksplaner

PRINCE2 krever at avviksplaner produseres hvis nødvendig.

Avviksplaner må produseres for å vise handlingene som er nødvendige for å hente seg inn igjen fra eller unngå forventede avvik fra den avtalte toleransen i prosjektplanen eller faseplanen. Avviksplaner lages med samme detaljnivå som planen den erstatter. Hvis den godkjennes, vil avviksplanen erstatte planen som har avviket og bli den nye baselineplanen.

Hvis en faseplan blir erstattet, må prosjektstyret godkjenne det. Å skifte ut prosjektplanen bør henvises av prosjektstyret til virksomheten, programmet eller kunden hvis det er ut over prosjektstyrets myndighet.

Avviksplaner produseres ikke for teamplaner som brukes til å administrere levering av arbeidspakker

Teamplaner

Hver ledelsesfase kan bestå av en rekke arbeidspakker, som alle kan ha en detaljert teamplan.

En teamplan produseres av en teamleder for å bidra til gjennomføring av en eller flere arbeidspakker. Disse planene er valgfrie, og behovet og antallet blir bestemt av størrelsen og kompleksiteten på prosjektet og antallet ressurser som er involvert. Teamplaner opprettes i prosessen styre produktleveranser.

Det kan være mer enn ett team på prosjektet og hvert team kan komme fra separate organisasjoner som følger forskjellige metoder for prosjektledelse (ikke nødvendigvis PRINCE2). I noen kunde-/leverandørsammenhenger kan det til og med være upassende for prosjektlederen å se detaljene i en leverandørs teamplan, i stedet vil tilstrekkelig oppsummert informasjon bli gitt for at prosjektlederen skal få kontroll. Formaliteten i teamplanen kan variere fra ganske enkelt å legge til en tidsplan i en arbeidspakke til at det lages en fullt utbygd plan som presenteres på en lignende måte som en faseplan.

Hvis en teamleder prognoserer at den tildelte arbeidspakken kan overskride toleransene, varsler vedkommende prosjektlederen ved å bringe opp et problem. Hvis problemet kan løses innenfor ledelsesfasetoleransene, vil prosjektlederen myndiggjøre korrigerende tiltak ved å oppdatere arbeidspakken eller sende ut en ny arbeidspakke og instruere teamlederne tilsvarende.

Teamledere kan opprette teamplanene deres i parallell med at prosjektleder oppretter faseplanen for ledelsesfasen.