Styre i faser

PRINCE2 deler inn prosjektet i atskilte, sekvensielle deler, kalt ledelsesfaser.

Valget av passende ledelsesfaser for et prosjekt vil være avhengig av en rekke faktorer, herunder:

• prosjektets størrelse og kompleksitet (kortere ledelsesfaser gir f.eks. mer kontroll, mens lengre ledelsesfaser reduserer belastningen på toppledelsen)
• betydelige nødvendig beslutnings- og kontrollpunkter i prosjektets livssyklus – disse vil ofte være knyttet til viktige investerings- eller forretningsbeslutninger eller tekniske beslutninger
• organisasjonens policyer og standarder

I PRINCE2 må et prosjekt ha minst to ledelsesfaser:

• en initieringsfase
• minst én ledelsesfase til. Jo mer komplisert og usikkert et prosjekt er, desto flere ledelsesfaser er nødvendig.

Fokus på styring i faser sikrer at prosjektet initieres riktig før arbeidet med å levere prosjektets resultater starter.
Det gir også:

• gjennomgangs- og beslutningspunkter, som gir prosjektstyret muligheten til å vurdere prosjektets levedyktighet ved regelmessige intervaller, heller enn å la det pågå på en ukontrollert måte
• evne til å sikre at viktige avgjørelser tas før detaljarbeidet som trengs for å implementere dem
• mulighet for klargjøring av hva konsekvensen er for en identifisert ekstern påvirkning, slik som virksomhetens budsjettprosess eller sluttføring av ny lovgivning
• legger til rette for prinsippet om avviksledelse ved å delegere myndighet til prosjektlederen ledelsesfase for ledelsesfase

Prosjektstyret autoriserer én ledelsesfase i prosjektet om gangen. Mot slutten av hver ledelsesfase (unntatt den siste) vil prosjektlederen gå gjennom business case og prosjektplan, oppdatere prosjektdokumentasjonen med resultatene fra fasen og opprette en faseavslutningsrapport og en faseplan for å be om myndiggjøring slik at man kan begynne neste ledelsesfase. Faseavslutningsrapporten skal sammen med faseplanen for neste ledelsesfase inneholde all informasjonen som prosjektstyret trenger for å gjennomføre en faseavslutningsvurdering og beslutte om man skal fortsette.

Projektyret godkjenner bare neste ledelsesfase hvis det er tilstrekkelig forretnigsmessig grunnlag for å fortette. hvis prosjektet ikke lenger har en gyldig business case, og prosjektstyret har delegert myndighet til det, avslutter prosjekter før tiden. Uten denne myndigheten eskalerer prosjektstyret anbefalingen om avslutning til beslutningstakerne i virksomheten, programmet eller kunden.

Så lenge ledelsesfasen er prognostisert å være innenfor toleransene, kan prosjektleder gjøre justeringer etter behov. Dermed kan prosjektstyret avvikslede og beholde den ønskede graden av kontroll samtidig som administrasjonskostnader holdes nede.