Usikkerhetstemaet

Alle prosjekter kommer over usikkerheter på vei mot å oppfylle målene. Denne usikkerheten kan stamme fra ting som skjer innenfor eller utenfor organisasjonen. For eksempel kan det være knyttet usikkerhet til organisasjonens evne til å bli enig om prosjektets omfang innen en viss tidsplan eller om hvorvidt viktige ressurser er tilgjengelige. Det kan også knytte seg usikkerhet til omfanget og formuleringen av lovgivning som angår prosjektet, og som er nødvendig for å sikre samsvar.

Eventuell usikkerhet kan ha enten en negativ eller en positiv virkning på målene. PRINCE2 bruker disse to begrepene slik:

• Trussel For usikre hendelser som kan ha en negativ virkning på målene.
• Mulighet For usikre hendelser som kan ha en positiv virkning på målene.

Disse kan påvirke prosjektets målsetning om å levere det avtalte omfanget og gevinster til avtalt tid, innenfor avtalt kostnad og med avtalt kvalitetsnivå.

Siden alle prosjekter innebærer en viss usikkerhet, er det nødvendig å håndtere usikkerheten på en måte som gjør at avgjørelser tas effektivt. Dette gir en strukturert ramme for aktivt å ta avgjørelser

Skal usikkerhetsstyringen være effektiv:

• må usikkerheter som kan påvirke hvorvidt prosjektet kan oppfylle målene identifiseres, innhentes og beskrives
• må hver usikkerhet vurderes for å forstå sannsynligheten, virkningen og tidsrammen (nærhet), slik at prioritering kan foretas. Den totale usikkerhetseksponeringen må holdes under oppsyn, i tillegg til hvordan usikkerheten kan påvirke lønnsomheten til hele prosjektet.
• må responsene for hver enkel usikkerhet planlegges og tildeles personer som står ansvarlig for å ta grep
• må usikkerhetstiltak implementeres, overvåkes og kontrolleres

I løpet av hele prosessen må informasjon om usikkerhet kommuniseres innen prosjektet og med interessenter.

Effektiv usikkerhetsstyring gir trygghet for at prosjektet kan oppfylle målene og fortsatt være lønnsomt. Det støtter opp under avgjørelser ved å sikre at prosjekt-teamet ikke bare forstår enkeltvise usikkerheter, men også den helhetlige usikkerhetseksponeringen som til enhver tid er gjeldende.