Veiledning for effektiv endringskontroll

Generelle tilpasningsvurderinger

Utgangspunktet for alle prosjekter skal være å identifisere om det finnes noen retningslinjer og prosesser fra virksomheten, programmet eller kunden som skal brukes, og innlemme dem i prosjektets egen tilnærming til endringskontroll. Hvis prosjektet er i et program eller en portefølje, kan det være et krav om prosjektet bruker deres definerte retningslinjer og prosesser.

I et kommersielt miljø kan det kreves at prosjektet bruker prosedyrer og prosesser for endringskontroll som er definert i kontrakten.

Saksstyring og endringskontroll kan behandles som separate prosesser eller prosedyrer, gitt at forholdet mellom dem er definert. Tilnærmingen kan tilpasses for å gjenspeile eventuelle verktøy som brukes, når det gjelder roller, arbeidsforløp og terminologi.

Prosjektstørrelse, skala og kompleksitet

Sikre at tilnærmingen til endringskontroll er egnet for prosjektstørrelse, skala og kompleksitet. Det er viktig å sikre at tilnærmingen til endringskontroll for et prosjekt støtter effektiv beslutningstaking og at den ikke skaper en unødvendig byrde eller byråkrati. Generelt sett vil mindre, enklere prosjekter trenge tilsvarende enklere systemer for saksstyring og endringskontroll.

Styre produktbaseliner

Alle prosjekter trenger en egnet tilnærming til å opprette, vedlikeholde og kontrollere produktbaseliner for både ledelses- og spesialistprodukter. For enklere prosjekter vil det normalt holde med prosedyrer for dokumentstyring. Mer komplekse prosjekter vil vanligvis trenge en form for formelle prosesser for konfigurasjonsstyring, styring av midler eller produktstyring, ofte støttet av spesifikke verktøy.

Uansett størrelse, skala og kompleksitet, må prosjektteamet fastslå:

egnet nivå for baseline for produkter. Dette fastslås generelt ved å bryte ned prosjektproduktene til det nivået der en komponent individuelt kan slippes, installeres, byttes eller endres uavhengig av andre. Imidlertid vil nivået av kontroll som utøves bli påvirket av hvor viktig prosjektet er, og hvor komplekse sammenhenger det finnes mellom produktene.
hvordan konfigurasjonsenheter blir identifisert. Generelt sett må det etableres en type kodesystem, som gir en unik identifikasjon for hver konfigurasjonsenhet.
de spesifikke myndighetene og myndiggjøringene som trengs for å godkjenne og sette baseline for konfigurasjonsenheter.
hva slags informasjon om konfigurasjonsenheter trengs å fanges opp i konfigurasjonsprotokoller, hvis de brukes

Det er god praksis å regelmessig verifisere at den faktiske statusen til produktene gjenspeiler den autoriserte tilstanden til produktene (f.eks. om de er registrert i konfigurasjonsprotokoller), og se etter eventuelle uoverensstemmelser. Dette gjøres vanligvis gjennom gjennomganger eller revisjoner på slutten av hver fase og på slutten av prosjektet.

Leveransetilnærming for prosjektet

Det er viktig at tilnærmingen til å styre saker og endring fungerer med og støtter prosjektets valgte leveransetilnærming, og ikke forhindrer den. Det er for eksempel usannsynlig at en tilnærming til endringskontroll som definerer at det vil være en månedlig gjennomgang av foreslåtte endringer, effektivt støtter en smidig leveransetilnærming der leveranse kanskje skjer hver uke eller annen hver uke.

Det er viktig med en egnet definisjon av produktbeskrivelser, kvalitetskriterier, kvalitetstoleranser og arbeidspakker. De kan defineres på en måte som tillater endringer på detaljnivå, samtidig som det gir en tydelig definert baseline som kan forhindre at en endring i hensikten til et produkt ikke oppdages.

Delegere til en endringsansvarlig

Det er prosjektstyret som er utfører for å gjennomgå og godkjenne endringsanmodninger og avvik fra spesifikasjoner. I et prosjekt der man ser for seg få endringer, kan det være rimelig å la denne myndigheten fortsatt ligge hos prosjektstyret. Men for prosjekter der det er sannsynlig med mange endringer, kan prosjektstyret velge å delegere noen beslutninger til en person eller gruppe, kalt endringsansvarlig.

Prosjektleder og/eller personene med delegert prosjektsikringsansvar kan fungere som endringsansvarlig. I praksis vil de fleste endringene genereres på arbeidspakkenivå. Det er viktig å sikre at endringsansvarlig for arbeidspakker har delegert myndighet i tilstrekkelig grad slik at endringer kan gjøres uten å alltid måtte eskalere beslutninger til prosjektstyret for godkjenning.

Opprette et endringsbudsjett

Et endringsbudsjett er en pengesum som kunden og leverandøren er enige om at vil bli brukt til å finansiere endringsanmodninger, og muligens også kostnaden for å analysere dem.

Med mindre det forventede nivået av endringer i prosjektet er lavt, er det tilrådelig å sette opp et budsjett for å betale for endringer. Denne ordningen kan redusere antallet ubetydelige avvik som oppstår i prosjekter der antall endringsanmodninger antas å bli høyt. Å inkludere et endringsbudsjett gir en mer realistisk forventning av totale kostnader/tidsbruk i prosjektet.

Der et endringsbudsjett gis til en endringsansvarlig, kan prosjektstyret ønske å sette en grense på (a) kostnaden av en enkeltendring, og (b) beløpet som brukes på endring i hvilken som helst fase uten å gå til prosjektstyret. Prosedyren for endringskontroll vil da defineres på en slik måte at den kontrollerer tilgangen til endringsbudsjettet. Om det brukes, dokumenteres endringsbudsjettet i den relevante planen.

Prosjektstyret skal bestemme behovet for et endringsbudsjett.